W codziennych decyzjach zakupowych w placówkach medycznych często głównym kryterium jest cena jednostkowa produktu. Jednak koncepcja całkowitego kosztu posiadania (TCO – Total Cost of Ownership) przypomina, że rzeczywiste koszty danego wyrobu medycznego wykraczają daleko poza jego pierwotną cenę. Analiza TCO pomaga dostrzec ukryte wydatki i podjąć lepsze decyzje zakupowe, szczególnie w kontekście produktów jednorazowego użytku.

1. Co składa się na TCO? Całkowity koszt posiadania produktu obejmuje wiele elementów poza ceną zakupu, w tym:

• Koszty pośrednictwa: Placówki medyczne często korzystają z pośredników w procesie zakupowym. Marża pośrednika zwiększa cenę produktu, ale może również wpłynąć na optymalizację logistyki czy zapewnienie terminowych dostaw. Ważne jest przeanalizowanie, czy wartość dodana przez pośrednika uzasadnia zwiększone koszty.
• Koszty logistyki: Transport produktów do placówki, przechowywanie w odpowiednich warunkach (np. materiały sterylne wymagające ściślej kontrolowanej przestrzeni magazynowej) oraz koszty ewentualnych zwrotów mogą znacząco podnieść ostateczną cenę.
• Koszty czasu: Szukanie produktów w promocjach, porównywanie ofert czy negocjacje z dostawcami wymagają czasu pracownika odpowiedzialnego za zakupy. Im więcej czasu poświęca się na te czynności, tym większe są koszty personalne.
• Ryzyko błędnych zakupów: Wybór tańszego produktu może prowadzić do ukrytych kosztów, takich jak wyższe koszty utylizacji, większe zużycie produktu czy konieczność dodatkowego szkolenia personelu w zakresie jego używania.

2. Dlaczego analiza TCO jest ważna? Wybór produktu jedynie na podstawie jego ceny jednostkowej może skutkować dodatkowymi wydatkami, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka. Uwzględnienie wszystkich elementów TCO pozwala:

• Uniknąć pozornych oszczędności: Promocje i oferty specjalne mogą być kuszące, ale jeśli wiążą się z wyższymi kosztami logistyki lub czasu pracowników, ich opłacalność maleje.
• Zidentyfikować produkty o wyższej wartości dodanej: Wyroby o lepszej jakości mogą zmniejszyć ryzyko pomyłek, usprawnić pracę personelu i obniżyć długoterminowe koszty operacyjne.
• Planować budżet bardziej precyzyjnie: Całkowity obraz kosztów pozwala przewidzieć realne wydatki w dłuższym horyzoncie czasowym.

3. Przykład praktyczny: Strzykawki jednorazowe Wyobraźmy sobie zakup strzykawek jednorazowych dla placówki medycznej. Dostawca A oferuje strzykawki w cenie 0,50 zł za sztukę, a dostawca B – 0,60 zł. Na pierwszy rzut oka oferta A jest korzystniejsza. Jednak analiza TCO ujawnia:

• Koszty transportu dla dostawcy A są wyższe ze względu na oddalone magazyny.
• Strzykawki dostawcy A wymagają większej przestrzeni magazynowej z uwagi na mniej kompaktowe opakowania.
• Produkty dostawcy B są bardziej ergonomiczne i szybsze w użyciu, co skraca czas pracy personelu.
• Koszty utylizacji odpadów po strzykawkach dostawcy A są o 20% wyższe.

W efekcie okazuje się, że dostawca B zapewnia bardziej ekonomiczne rozwiązanie, mimo wyższej ceny jednostkowej.

4. Jak optymalizować TCO w zakupach?

• Automatyzacja procesów zakupowych: Wykorzystanie platform takich jak Medby umożliwia szybkie porównywanie ofert, eliminując konieczność długotrwałych poszukiwań.
• Współpraca z zaufanymi dostawcami: Stała współpraca pozwala negocjować lepsze warunki dostaw i ogranicza ryzyko błędnych decyzji.
• Szkolenia personelu: Wyposażenie pracowników w wiedzę na temat analizy TCO pozwala podejmować bardziej świadome decyzje.
• Regularna analiza kosztów: Monitorowanie wszystkich elementów TCO pozwala na bieżące wykrywanie możliwości oszczędności.

Podsumowanie Całkowity koszt posiadania (TCO) przypomina, że cena produktu medycznego to tylko wierzchołek góry lodowej. Analiza kosztów pośrednictwa, logistyki, czasu pracowników i innych czynników pozwala unikać pozornych oszczędności i podejmować decyzje korzystne w dłuższej perspektywie. Wprowadzenie zasad analizy TCO do procesów zakupowych może znacząco poprawić efektywność finansową i operacyjną placówek medycznych.

Autor: Jakub Stępnowski