Felieton Jakuba Stępnowskiego

Dwie twarze polskich zakupów medycznych

Od ponad dwóch lat mam okazję przyglądać się z bliska, jak funkcjonuje rynek zakupów w prywatnych placówkach medycznych. Rozmawiam z właścicielami przychodni, dyrektorami domów opieki i menedżerami dużych sieci. Analizuję faktury, uczestniczę w negocjacjach, patrzę, jak zmienia się rynek wyrobów medycznych.

I wciąż widzę ten sam obrazek: identyczne produkty takie jak rękawice, środki dezynfekcyjne, materiały opatrunkowe potrafią kosztować zupełnie inaczej w zależności od tego, kto je zamawia.

Nie chodzi o jakość. Nie chodzi o znajomości. Odpowiedź tkwi w czymś znacznie prostszym: w kulturze zakupowej i w skali działania.

Małe placówki, a zakupy z przyzwyczajenia

W małych przychodniach zakupy są „dodatkiem do codzienności”. Robi je lekarz prowadzący, kierownik administracyjny, czasem pielęgniarka. Zamiast przemyślanego procesu – odruch.

• „Rękawice zamawiam tam, gdzie zawsze”.

• „Dezynfekcję mam od dostawcy, który wysłał maila rok temu”.

• „Opatrunki zamówię telefonicznie, bo tak szybciej”.

Nie ma porównań ofert, renegocjacji, analizy kosztów całkowitych. W efekcie placówki przepłacają zwykle nawet o tym nie wiedząc. To straty liczone w tysiącach złotych rocznie, które mogłyby zostać w budżecie i zostać wydane na rozwój czy sprzęt.

Duże placówki, a zakupy strategiczne

Szpitale i duże sieci podchodzą do zakupów zupełnie inaczej. Dla nich to nie formalność, ale proces strategiczny, który wymaga analizy, negocjacji i systematycznej pracy.

Jak budują przewagę?

1. Dedykowane działy zakupów: Specjaliści, którzy zajmują się wyłącznie negocjacjami i analizą rynku. Dysponują wiedzą, benchmarkami i narzędziami.

2. Konkursy ofert i przetargi: Co kwartał lub co pół roku kilku dostawców walczy o kontrakt. Efekt? Ceny spadają o 5–10%, a rynek zostaje zdyscyplinowany.

3. Analiza TCO (Total Cost of Ownership): Nie tylko cena jednostkowa, ale także: koszty dostawy, progi zamówień, czas realizacji, obsługa reklamacji. To dopiero pełen obraz opłacalności.

4. Regularne renegocjacje: Co roku kontrakty są odnawiane – a dostawcy muszą udowodnić, że nadal są konkurencyjni.

5. Budżetowanie i forecasty: We wrześniu duże sieci mają już zaplanowany budżet na kolejny rok. Kupują z wyprzedzeniem, kontrolują cash flow i korzystają z przewidywalności rynku.

Liczby, które robią różnicę

Na papierze te różnice mogą wydawać się niewielkie. Ale w skali roku? To dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych.

• Rękawice 0,15 zł różnicy na sztuce, to 3 000 zł rocznie przy średnim wolumenie.

• Środki dezynfekcyjne 13 zł mniej na litr, to 2 600 zł rocznie.

• Materiały opatrunkowe 1,30 zł różnicy na sztuce, to 6 500 zł rocznie.

To oszczędności, które pozwalają dużym sieciom inwestować w sprzęt, kadry i nowe oddziały.

My w Medby zrobiliśmy to tak

Patrząc na te różnice, doszedłem do wniosku: małe i średnie placówki też zasługują na profesjonalne procesy zakupowe. Ale one nie mogą pozwolić sobie na własny dział zakupów. I właśnie dlatego powstało Medby. Stworzyliśmy marketplace, który działa jak wirtualny dział zakupów. Dzięki temu:

• porównujemy oferty wielu dostawców,

• eliminujemy ukryte koszty,

• wyszukujemy oszczędności,

• pozwalamy zamawiać w jednym miejscu zamiast z kilku faktur.

Rezultaty? W ostatnich 16 audytach zakupowych średnia oszczędność wyniosła 14,8% od kilkuset do ponad 1 500 zł na jednym zamówieniu. W skali roku to nawet 17 tys. zł oszczędności dla pojedynczej placówki.

Wciąż szukamy nowych partnerów

Technologia to jedno. Ale równolegle szukamy rzetelnych dostawców zarówno producentów, jak i dużych dystrybutorów. Chcemy razem z nimi standaryzować zakupy wyrobów medycznych w placówkach, aby nawet małe przychodnie mogły korzystać z najlepszych warunków.

Nasze DNA, to oszczędności dla placówek

Duże sieci korzystają z przewagi skali i procesów. My wierzymy, że dostęp do tych praktyk powinien mieć każdy niezależnie od wielkości placówki. Dlatego w naszym DNA wpisane jest jedno: każda złotówka oszczędzona na zakupach to złotówka, którą można przeznaczyć na pacjentów, sprzęt i rozwój.

👉 Chcesz sprawdzić, ile Twoja placówka może zaoszczędzić? Wyślij nam swoją ostatnią fakturę na biuro@medby.pl, a my przygotujemy bezpłatny audyt zakupowy i pokażemy realne różnice w cenach.

Jakub Stępnowski