Ile naprawdę kosztują zakupy w placówce medycznej? O cenach, przyzwyczajeniach i pieniądzach, których nie liczymy

W wielu placówkach temat zaopatrzenia jest traktowany jako naturalna część codziennej administracji. Ktoś zamawia rękawice, ktoś inny materiały opatrunkowe, a jeszcze inna osoba pilnuje, żeby w gabinecie nie zabrakło podstawowych produktów. Zamówienia są realizowane, faktury trafiają do księgowości, a placówka może spokojnie przyjmować pacjentów.

Zastanawiam się jednak, jak często właściciele i menedżerowie zadają sobie pytanie, czy ten proces rzeczywiście jest dobrze zorganizowany. Czy kupują w odpowiednich cenach? Ile czasu ich personel poświęca na zamówienia? Czy współpraca z dotychczasowymi dostawcami nadal odbywa się na korzystnych warunkach?

O tych zagadnieniach miałem ostatnio okazję porozmawiać w podcaście poświęconym zakupom i zarządzaniu kosztami w placówkach medycznych. W trakcie rozmowy wracaliśmy do jednego zagadnienia, które moim zdaniem zasługuje na znacznie większą uwagę. Dobre zakupy to znacznie więcej niż niska cena produktu.

Zakupy, które ktoś musi zrobić

W większych organizacjach medycznych funkcjonują działy zakupów, których pracownicy zajmują się analizą ofert, negocjowaniem warunków handlowych, kontrolą kosztów oraz współpracą z dostawcami. Osoby te mają odpowiednie doświadczenie, narzędzia i czas przeznaczony na realizację konkretnych zadań.

W mniejszych placówkach rzeczywistość wygląda inaczej. Zakupy prowadzi często właściciel, menedżer, pielęgniarka albo osoba pracująca w rejestracji. Każda z tych osób ma już swoje codzienne obowiązki, a zaopatrzenie jest kolejnym zadaniem, które trzeba wykonać pomiędzy obsługą pacjentów, organizacją grafiku i bieżącymi sprawami placówki.

W takich warunkach trudno oczekiwać, że przed każdym zamówieniem ktoś przeanalizuje kilkanaście ofert, porówna ceny i sprawdzi warunki logistyczne. Znacznie prościej zamówić produkty od dostawcy, z którym współpracuje się od lat.

Sam przez długi czas patrzyłem na ten problem przede wszystkim z perspektywy cen. Dzisiaj widzę, że równie istotna jest organizacja całego procesu, ponieważ każda godzina poświęcona na szukanie produktów, wyjaśnianie niezgodności czy kontakt z kilkoma hurtowniami ma swoją wartość.

Jeżeli osoba odpowiedzialna za rejestrację przez godzinę zajmuje się kompletowaniem zamówienia, w tym czasie wykonuje mniej swoich podstawowych obowiązków. Jeżeli menedżer musi wyjaśniać brakujące produkty albo reklamować dostawę, poświęca czas, który mógłby przeznaczyć na rozwój placówki.

Te koszty rzadko pojawiają się na fakturze zakupowej, ale placówka ponosi je każdego dnia.

Cena produktu to dopiero początek

W zarządzaniu zakupami funkcjonuje pojęcie TCO, czyli całkowitego kosztu posiadania. W praktyce oznacza ono spojrzenie na zakup szerzej niż przez samą cenę produktu.

Wyobraźmy sobie dwie oferty na ten sam wyrób medyczny. Pierwsza jest tańsza, ale wymaga dodatkowego kontaktu z handlowcem, dostawa trwa kilka dni, a ewentualny zwrot oznacza kolejne wiadomości i wyjaśnienia. Druga kosztuje trochę więcej, jednak zamówienie można złożyć w kilka minut, termin dostawy jest przewidywalny, a reklamacje obsługiwane są sprawnie.

Która oferta jest korzystniejsza?

Odpowiedź zależy od całkowitego kosztu zakupu, czasu pracy personelu oraz znaczenia danego produktu dla funkcjonowania placówki. W przypadku wyrobów niezbędnych do wykonania zaplanowanego zabiegu terminowość dostawy może mieć większą wartość niż niewielka różnica w cenie jednostkowej.

Zauważyłem również, że placówki często przywiązują największą wagę do cen produktów, które zamawiają regularnie i dobrze znają. Rękawice, podkłady czy podstawowe materiały opatrunkowe są stosunkowo łatwe do porównania, dlatego ich ceny podlegają częstej kontroli.

Znacznie mniej uwagi poświęca się produktom specjalistycznym, kupowanym rzadziej, w mniejszych ilościach lub na potrzeby konkretnych procedur medycznych.

Podczas jednej z naszych analiz natrafiliśmy na identyczny produkt, którego cena u dwóch dostawców różniła się o 80 zł. Tymczasem w tej samej placówce negocjowano różnicę kilku groszy na opakowaniu rękawic.

To przykład, który dobrze pokazuje, dlaczego warto analizować cały koszyk zakupowy. Nawet drobna różnica w cenie regularnie zamawianego produktu może być istotna w skali roku, ale pojedyncze, znacznie większe różnice na pozostałym asortymencie również wymagają uwagi.

Czy lojalność wobec dostawcy zawsze się opłaca?

W branży medycznej relacje handlowe mają szczególne znaczenie. Dostawcy przez lata poznają potrzeby placówek, preferencje personelu oraz specyfikę zamawianych produktów. Taka współpraca daje poczucie bezpieczeństwa i często pozwala szybko rozwiązywać bieżące problemy.

Warto jednak pamiętać, że warunki rynkowe zmieniają się znacznie częściej niż nasze przyzwyczajenia.

Ceny produktów mogą rosnąć lub spadać, pojawiają się nowi dystrybutorzy, producenci zmieniają warunki współpracy, a dostawca, który kilka lat temu był najbardziej konkurencyjny, dzisiaj może już taki nie być.

Dlatego uważam, że lojalność wobec dostawcy powinna iść w parze z regularną weryfikacją warunków handlowych. Wieloletnia współpraca jest wartością, szczególnie gdy dostawca zapewnia dobrą obsługę, terminowość i wsparcie w trudnych sytuacjach. Nie powinna jednak zwalniać placówki z analizy rynku.

Nie oznacza to konieczności zmieniania hurtowni co kilka miesięcy. Czasami wystarczy zebrać oferty od kilku konkurencyjnych dostawców i porównać je z dotychczasowymi warunkami. Jeżeli obecny partner nadal pozostaje najlepszym wyborem, placówka zyskuje dodatkowe potwierdzenie, że jej decyzje zakupowe są uzasadnione.

A jeżeli pojawi się korzystniejsza propozycja, warto zastanowić się nad możliwością renegocjacji warunków.

Dlaczego duże sieci medyczne kupują inaczej?

Jedną z najważniejszych różnic pomiędzy małą placówką a dużą siecią medyczną jest siła zakupowa. Organizacja posiadająca kilkanaście lub kilkadziesiąt lokalizacji zamawia znacznie większe ilości produktów i może negocjować warunki z pozycji, która jest trudna do osiągnięcia przez pojedynczą przychodnię.

Duży wolumen pozwala rozmawiać z producentami i dystrybutorami o cenach, terminach płatności, dostępności asortymentu, organizacji dostaw czy sposobie obsługi zamówień. Dla dostawcy taka współpraca oznacza możliwość regularnej sprzedaży na większą skalę, co uzasadnia przygotowanie indywidualnych warunków handlowych.

Mniejsze placówki często korzystają z pośredników i sklepów medycznych, ponieważ ich pojedyncze zamówienia są zbyt małe, aby uzyskać podobne warunki bezpośrednio u producenta.

Właśnie w tym miejscu pojawia się znaczenie zakupów grupowych. Ich podstawowym założeniem jest połączenie siły nabywczej wielu niezależnych placówek w taki sposób, aby mogły negocjować warunki zbliżone do tych dostępnych dla większych organizacji.

Co istotne, wspólne zakupy nie muszą oznaczać kupowania identycznych produktów. Lekarze i personel medyczny mają swoje preferencje dotyczące producentów, parametrów technicznych czy sposobu użytkowania wyrobów. W przypadku specjalistycznego asortymentu te różnice mogą mieć istotne znaczenie dla przebiegu procedury medycznej.

Dobrze zorganizowana grupa zakupowa powinna zachować możliwość indywidualnego doboru produktów, wykorzystując jednocześnie wspólny wolumen do negocjowania korzystniejszych cen i sprawniejszej obsługi.

Od czego zacząć, jeśli chcemy kupować lepiej?

Podczas podcastu "Jak optymalizować wydatki w placówce medycznej?", w którym miałem okazję podzielić się doświadczeniem z wielu lat współpracy z placówkami medycznymi, padło pytanie, które szczególnie mi się spodobało: co powinien zrobić właściciel niewielkiej placówki, który chciałby poprawić organizację zakupów, ale nie zamierza od razu wdrażać nowych systemów ani zmieniać wszystkich dostawców?

Moja rekomendacja jest stosunkowo prosta. Zacząłbym od zebrania wszystkich produktów kupowanych przez placówkę w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy.

W większości przypadków wystarczą faktury zakupowe albo dane z wykorzystywanego systemu księgowego. Na tej podstawie można ustalić, jakie produkty były kupowane, w jakich ilościach, jak często i za jaką kwotę.

Samo uporządkowanie tych informacji daje już znacznie lepszy obraz wydatków. Pozwala zauważyć produkty, które zamawiamy regularnie, dostawców odpowiadających za największą część zakupów oraz obszary, którym dotychczas poświęcaliśmy niewiele uwagi.

Kolejnym etapem powinno być przygotowanie zapytania ofertowego i przesłanie go do kilku dostawców. Mając informacje o rocznym zapotrzebowaniu, znacznie łatwiej rozmawiać o warunkach handlowych niż podczas jednorazowego zamówienia.

Otrzymane propozycje warto porównywać szerzej niż wyłącznie pod kątem ceny. Znaczenie mają również terminy realizacji, koszty dostaw, zasady zwrotów, możliwość zamawiania produktów przez Internet oraz dostępność osoby odpowiedzialnej za obsługę placówki.

Jak często powtarzać taką analizę? To zależy od rodzaju asortymentu i skali zakupów. W placówkach wykonujących specjalistyczne zabiegi, gdzie zapotrzebowanie i ceny zmieniają się dynamicznie, uzasadniona może być nawet comiesięczna weryfikacja. Przy bardziej standardowym asortymencie rozsądnym rozwiązaniem bywa analiza kwartalna lub półroczna.

>>> Zrób audyt swoich wydatków z Medby - raport otrzymasz już w 24h

Najważniejsze, aby była to czynność zaplanowana i powtarzalna, a jej wyniki pozostawały w organizacji niezależnie od tego, kto aktualnie odpowiada za zakupy.

Co pokazują nam analizy zakupowe w Medby?

Rozwijając Medby, od początku chcieliśmy podejść do zakupów placówek medycznych szerzej niż przez samą sprzedaż produktów. Zależało nam na stworzeniu rozwiązania, które pozwoli małym i średnim podmiotom korzystać z możliwości dostępnych dotychczas przede wszystkim dla dużych organizacji.

W ciągu trzech lat poprzedzających nagranie podcastu przygotowaliśmy ponad 200 analiz zakupowych. Weryfikowaliśmy nie tylko najpopularniejsze produkty medyczne, ale również pozostały asortyment zamawiany przez placówki, w tym produkty biurowe i codziennego użytku.

W analizach porównujemy ceny netto, wielkości opakowań, ilości oraz odpowiedniki produktowe. Każda pozycja jest sprawdzana osobno, ponieważ porównywanie dwóch opakowań o różnej zawartości bez odpowiedniego przeliczenia mogłoby prowadzić do błędnych wniosków.

Zdarzają się również sytuacje, w których klient ma już bardzo dobrze wynegocjowane ceny i nasza oferta nie przynosi mu dodatkowych korzyści. W takich przypadkach uważam, że należy to po prostu uczciwie powiedzieć.

Sama analiza ma przede wszystkim dać właścicielowi lub menedżerowi wiedzę, której wcześniej mógł nie posiadać. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy zmiana dostawcy, sposobu zamawiania lub organizacji procesu jest uzasadniona.

Czy sztuczna inteligencja zmieni sposób robienia zakupów?

Jestem przekonany, że w najbliższych latach technologia będzie odgrywać coraz większą rolę w zakupach medycznych. Szczególnie interesujące są dla mnie rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję do analizy dokumentów, porównywania ofert i automatyzowania powtarzalnych czynności.

W Medby przekonaliśmy się, jak duża może być różnica. Przygotowanie analizy zakupowej, które na początku zajmowało nam kilka dni roboczych, dzięki rozwijanym narzędziom potrafimy obecnie znacząco skrócić, w określonych przypadkach nawet do kilku minut.

To zmiana, która pozwala naszym pracownikom poświęcać więcej czasu na rozmowę z klientem, sprawdzanie nietypowych produktów i rozwiązywanie problemów wymagających indywidualnego podejścia.

Rozwijamy również Medbiego, asystenta zakupowego, którego zadaniem jest pomaganie placówkom w wyszukiwaniu odpowiednich produktów, analizowaniu dostępnych ofert i organizowaniu codziennych zakupów.

Nie zakładam, że sztuczna inteligencja całkowicie zastąpi osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie. Specyfika wyrobów medycznych, indywidualne wymagania personelu i odpowiedzialność za właściwy dobór produktów sprawiają, że decyzje nadal wymagają wiedzy i nadzoru człowieka.

Widzę natomiast ogromny potencjał w ograniczaniu pracy, którą dzisiaj wykonuje się ręcznie. Jeżeli technologia potrafi w kilka minut przeanalizować informacje, na których zebranie i porównanie pracownik potrzebowałby kilku godzin, warto zastanowić się, jak dobrze wykorzystać zaoszczędzony czas.

Zakupy powinny być zarządzane, a nie tylko realizowane

Po latach współpracy z placówkami medycznymi coraz częściej dochodzę do wniosku, że największe możliwości poprawy efektywności nie zawsze znajdują się tam, gdzie właściciele szukają ich w pierwszej kolejności.

Dużo uwagi poświęcamy przychodom, liczbie pacjentów, wykorzystaniu gabinetów czy kosztom zatrudnienia. Zakupy, które przecież każdego miesiąca obciążają budżet placówki, często pozostają poza regularną analizą.

Tymczasem dobrze zorganizowany proces zakupowy może przynieść korzyści wykraczające poza samą cenę produktów. To mniej czasu poświęcanego na zamówienia, większa przewidywalność dostaw, lepsza kontrola wydatków i większy komfort pracy personelu.

Nie każda placówka potrzebuje własnego działu zakupów. Każda natomiast powinna wiedzieć, ile i na co wydaje, czy otrzymuje odpowiednie warunki oraz kto odpowiada za weryfikację tych decyzji.

Warto zacząć od prostego pytania: czy gdybyśmy dzisiaj mieli kupić dokładnie ten sam asortyment od początku, zorganizowalibyśmy ten proces w taki sam sposób?

Jeżeli odpowiedź nie jest oczywista, być może warto przyjrzeć się zakupom trochę dokładniej.

Zapraszamy do obejrzenia podcastu

W artykule poruszyłem tylko część zagadnień, o których rozmawialiśmy. W pełnym odcinku opowiadam również o działaniu grup zakupowych, różnicach pomiędzy małymi przychodniami a dużymi sieciami medycznymi, przykładach z naszych analiz oraz o tym, jak sztuczna inteligencja może zmienić codzienną pracę osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie.

Zapraszam do obejrzenia całej rozmowy!

Obejrzyj podcast na YouTube