Dlaczego placówka medyczna powinna kupować w jednym miejscu? Co otrzymujesz w Medby poza dostępem do produktów

Współpracując z placówkami medycznymi, mamy okazję obserwować bardzo różne sposoby organizowania zakupów. W jednych za zaopatrzenie odpowiada wyspecjalizowany dział, w innych menedżer, pielęgniarka oddziałowa albo osoba pracująca w rejestracji. Czasami kilka osób zamawia produkty niezależnie od siebie, każda u innego dostawcy, korzystając z własnych kontaktów, zapisanych numerów telefonów czy wiadomości e-mail.

W większości przypadków taki sposób działania powstawał naturalnie. Placówka potrzebowała określonego produktu, ktoś znalazł dostawcę, złożył zamówienie, a skoro współpraca przebiegła prawidłowo, korzystano z niej również przy kolejnych zakupach. Z czasem pojawiali się następni dostawcy, kolejne kategorie produktów i osoby odpowiedzialne za ich zamawianie.

Czy właściciel placówki wie, od kogo kupuje najwięcej produktów, jakie kwoty płacił kilka miesięcy wcześniej i ile czasu jego zespół poświęca na zamawianie? Czy potrafi sprawdzić, dlaczego wydatki wzrosły albo kto zdecydował o zakupie konkretnego asortymentu?

To pytania, które towarzyszą nam podczas rozwijania Medby. Od początku zależało nam na tym, aby placówki medyczne mogły korzystać z cen wynegocjowanych u producentów i dużych dostawców. Z czasem jednak coraz wyraźniej dostrzegaliśmy, że sam dostęp do korzystnej oferty nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z zaopatrzeniem.

Dlatego Medby rozwijamy jako środowisko, w którym placówka może zamawiać produkty, organizować pracę swojego zespołu, analizować wydatki, kontrolować zamówienia i korzystać z narzędzi wspierających codzienne decyzje zakupowe.

Jedna platforma, wielu dostawców i jeden proces zakupowy

Typowa placówka medyczna potrzebuje znacznie więcej produktów, niż mogłoby wynikać z samego charakteru udzielanych świadczeń. Oprócz wyrobów medycznych zamawia środki higieniczne, materiały biurowe, chemię gospodarczą, produkty jednorazowe, wyposażenie gabinetów czy artykuły wykorzystywane przez personel.

Każda z tych kategorii może pochodzić od innego producenta. W tradycyjnym modelu oznacza to konieczność korzystania z kilku sklepów, kontaktowania się z hurtowniami, pilnowania terminów dostaw oraz przekazywania dokumentów do księgowości.

Samo zamówienie produktów często zajmuje mniej czasu niż wszystkie czynności, które trzeba wykonać wokół niego.

W Medby chcemy ten proces uporządkować. Placówka otrzymuje dostęp do tysięcy produktów oferowanych przez współpracujących producentów i dystrybutorów, korzystając z jednego konta zakupowego. Może porównywać ceny, kompletować koszyki i składać zamówienia w jednym środowisku, bez konieczności przechodzenia pomiędzy stronami kilku hurtowni.

Po złożeniu zamówienia poszczególne produkty mogą być realizowane przez różnych dostawców i dostarczane w osobnych przesyłkach. Nie zawsze istnieje ekonomiczne uzasadnienie, aby towar najpierw trafił do dodatkowego magazynu, tylko po to, aby następnie wysłać go do placówki.

Istotnym elementem naszego modelu jest natomiast możliwość otrzymania jednej zbiorczej faktury za zakupy realizowane u wielu producentów.

Właśnie w tym kierunku chcemy rozwijać zakupy B2B. Placówka nie musi rezygnować z różnorodności dostawców, żeby korzystać z jednego, uporządkowanego procesu ich obsługi.

Najdroższe bywają zakupy, których nikt nie liczy

Przy rozmowach o oszczędnościach najczęściej pojawia się pytanie o cenę produktu. Czy rękawice kosztują kilka groszy mniej? Czy można wynegocjować rabat na materiały opatrunkowe? Czy inny dostawca zaproponuje korzystniejszą ofertę?

To ważne zagadnienia, ale cena na fakturze nie pokazuje całkowitego kosztu zakupów.

Jeżeli pielęgniarka musi sprawdzić stany magazynowe, znaleźć produkty na kilku stronach internetowych, porównać opakowania i przygotować zamówienie, poświęca na to czas, który mógłby zostać wykorzystany w innym obszarze pracy.

Podobnie wygląda sytuacja, kiedy menedżer musi ponownie kontaktować się z dostawcą, ponieważ zamówienie jest niekompletne, albo szukać faktury, którą kilka miesięcy wcześniej otrzymał pracownik nieobecny już w organizacji.

W takich przypadkach nie zawsze dochodzi do bezpośredniej straty finansowej, którą łatwo pokazać w księgowości. Powstaje jednak koszt organizacyjny, który przy większej liczbie zamówień zaczyna mieć znaczenie.

Dlatego jedną z podstawowych funkcjonalności Medby jest możliwość powtarzania wcześniejszych zamówień. Placówka, która regularnie korzysta z tego samego asortymentu, nie musi za każdym razem od początku wyszukiwać wszystkich produktów.

Można również zapisywać produkty w ulubionych, a w rozszerzonych planach tworzyć własne listy zakupowe. Przykładowo lista materiałów wykorzystywanych w gabinecie zabiegowym może obejmować kilkadziesiąt pozycji, które następnie dodaje się do koszyka bez konieczności ponownego wyszukiwania każdego wyrobu.

Takie rozwiązania nie są szczególnie skomplikowane technologicznie. Ich wartość wynika z tego, że ograniczają liczbę powtarzalnych czynności wykonywanych przez personel.

Jeżeli placówka zamawia podobny asortyment co kilka tygodni, każda zaoszczędzona minuta może w dłuższym okresie przełożyć się na zauważalną poprawę organizacji pracy.

Wiedza o zakupach powinna pozostawać w placówce

Z naszych doświadczeń wynika, że jednym z mniej zauważanych problemów w zarządzaniu zakupami jest zależność organizacji od pojedynczych pracowników.

Osoba odpowiedzialna za zaopatrzenie przez lata poznaje dostawców, wypracowuje rabaty, zapamiętuje preferowane produkty i wie, z kim skontaktować się w przypadku pilnego zamówienia.

To bardzo cenna wiedza, ale pojawia się pytanie, co stanie się z nią w momencie zmiany stanowiska, dłuższej nieobecności lub zakończenia współpracy.

Jeżeli wszystkie informacje znajdują się wyłącznie w prywatnych notatkach, skrzynce pocztowej czy pamięci pracownika, placówka może być zmuszona do ponownego organizowania procesu, który funkcjonował już od wielu lat.

Uważamy, że dobrze zarządzana organizacja powinna mieć dostęp do własnej historii zakupowej niezależnie od tego, kto aktualnie składa zamówienia.

Dlatego w Medby rozwijamy funkcjonalności pozwalające zachować historię produktów, zamówień i wydatków w jednym miejscu. Przy korzystaniu z bardziej rozbudowanych planów możliwe jest również nadawanie dostępu kolejnym pracownikom, dzięki czemu kilka osób może uczestniczyć w procesie zakupowym bez konieczności korzystania z jednego wspólnego loginu.

To szczególnie ważne w placówkach wielogabinetowych i organizacjach posiadających kilka lokalizacji. Poszczególni pracownicy mogą mieć inne potrzeby zakupowe, a menedżer powinien zachować możliwość kontroli całego procesu.

Menedżer nie musi osobiście robić zakupów, żeby mieć nad nimi kontrolę

W wielu placówkach odpowiedzialność za zamawianie produktów i odpowiedzialność za budżet spoczywają na różnych osobach.

Pielęgniarka może najlepiej wiedzieć, jakie materiały są potrzebne do realizacji procedur medycznych. Osoba pracująca w administracji zna potrzeby biura i rejestracji, natomiast właściciel lub menedżer odpowiada za koszty działalności.

Naturalnym rozwiązaniem wydaje się więc umożliwienie pracownikom przygotowywania zamówień, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad ich zatwierdzaniem.

Właśnie w tym celu rozwijamy Panel Managera i mechanizm akceptacji koszyków.

Pracownik może przygotować koszyk z potrzebnymi produktami, a osoba uprawniona do podejmowania decyzji zakupowych otrzymuje możliwość jego sprawdzenia i zatwierdzenia przed przekazaniem zamówienia do realizacji.

Dzięki temu menedżer nie musi osobiście wyszukiwać każdego produktu, ale może wiedzieć, co zostało zamówione, w jakiej ilości i na jaką kwotę.

W przypadku bardziej rozbudowanych organizacji możliwość przypisania użytkowników i adresów dostawy pozwala dodatkowo uporządkować zakupy pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami.

Dostrzegamy w tym szczególnie dużą wartość dla właścicieli placówek, którzy przez wiele lat samodzielnie podejmowali niemal wszystkie decyzje zakupowe. Wraz z rozwojem organizacji taki model staje się coraz trudniejszy do utrzymania.

Odpowiednio przygotowane narzędzia pozwalają delegować codzienne obowiązki, nie tracąc jednocześnie kontroli nad wydatkami.

Co mówią nam dane o zakupach i dlaczego warto je analizować?

Jednym z obszarów, który szczególnie mocno rozwijamy w Medby, jest raportowanie.

Właściciel placówki medycznej często posiada szczegółową wiedzę o liczbie przyjętych pacjentów, przychodach, kosztach zatrudnienia czy wykorzystaniu gabinetów. Znacznie trudniej bywa z szybkim uzyskaniem odpowiedzi na pytania dotyczące zaopatrzenia.

Ile wydaliśmy na materiały medyczne w ostatnim kwartale? Który dostawca odpowiada za największą część naszych zakupów? Jak zmieniają się koszty poszczególnych kategorii? Czy zamawiamy częściej niż wcześniej i jaki jest przeciętny koszt jednego zamówienia?

Bez odpowiednich narzędzi uzyskanie takich informacji wymaga zebrania dokumentów, przygotowania zestawień i analizy danych, która potrafi zająć wiele godzin.

W Panelu Managera prezentujemy historię wydatków w sposób pozwalający łatwiej oceniać zachowania zakupowe placówki. Użytkownik może analizować zamówienia w czasie, sprawdzać ich wartość, strukturę kategorii produktowych i udział poszczególnych dostawców.

Pokazujemy również częstotliwość zamówień, średnią wartość koszyka i informacje, które mogą pomagać w planowaniu kolejnych zakupów.

Szczególnie interesująca jest dla nas możliwość spojrzenia na te dane w dłuższym okresie.

Jeżeli placówka zaczyna zamawiać określoną kategorię produktów znacznie częściej niż wcześniej, warto sprawdzić, czy wynika to ze zwiększonej liczby świadczeń, zmiany organizacji pracy czy sposobu gospodarowania zapasami.

Podobnie wzrost wydatków nie zawsze musi oznaczać, że produkty zdrożały. Może wynikać z większej liczby zabiegów, zmiany asortymentu albo jednorazowego zamówienia specjalistycznego wyposażenia.

Raportowanie pozwala dostrzegać takie zależności i zadawać właściwe pytania.

Rozwijamy również raporty prezentujące oszczędności wynikające z porównania cen zakupowych Medby z przyjętym punktem odniesienia. Zależy nam, aby menedżer mógł zobaczyć nie tylko łączną kwotę, ale również historię zamówień i strukturę wydatków, na podstawie których powstają zestawienia.

Warto przy tym rozróżnić oszczędności wyliczone na podstawie porównania ofert od faktycznie osiągniętego wyniku finansowego. Rzeczywista korzyść zależy również od wolumenu zakupów, kosztów obsługi, ewentualnego abonamentu i wdrożenia zmian przez placówkę.

Dobrze przygotowany raport powinien pomagać w podejmowaniu decyzji, a nie jedynie prezentować atrakcyjną liczbę na ekranie.

Medbi, czyli jak sztuczna inteligencja może pomagać przy zakupach

Jeszcze kilka lat temu automatyzacja zaopatrzenia kojarzyła się przede wszystkim z systemami magazynowymi, elektronicznymi katalogami i możliwością powtarzania zamówień.

Dzisiaj coraz więcej procesów można wspierać narzędziami wykorzystującymi sztuczną inteligencję.

W Medby rozwijamy własnego asystenta AI, którego nazwaliśmy Medbi. Jego zadaniem jest pomaganie pracownikom placówek medycznych w codziennych czynnościach związanych z zakupami.

Medbi może wspierać wyszukiwanie produktów, porównywanie dostępnych wariantów i wskazywanie możliwych zamienników. Rozwijamy go również z myślą o przypominaniu o powtarzalnych zakupach i pomaganiu w kompletowaniu koszyków.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której placówka regularnie zamawia określony rodzaj rękawic, kompresów czy środków dezynfekcyjnych. Zamiast za każdym razem ręcznie wyszukiwać wszystkie pozycje, pracownik może skorzystać z historii zakupowej i poprosić asystenta o pomoc w przygotowaniu zamówienia.

W przypadku większego asortymentu szczególnie przydatna może być możliwość znalezienia produktów odpowiadających określonym parametrom.

Nie oznacza to jednak, że sztuczna inteligencja powinna samodzielnie decydować o zastąpieniu specjalistycznego wyrobu medycznego innym. Przy takich produktach znaczenie mają przeznaczenie, parametry techniczne, dokumentacja oraz wymagania personelu medycznego.

Dlatego traktujemy AI jako narzędzie wspierające pracę ludzi, a nie zastępujące ich wiedzę i odpowiedzialność.

Największą wartość widzimy w ograniczaniu czasu poświęcanego na czynności powtarzalne. Jeżeli pracownik może szybciej odnaleźć odpowiedni produkt, porównać dostępne oferty czy przygotować koszyk, zyskuje więcej czasu na zadania, w których rzeczywiście potrzebna jest jego obecność i doświadczenie.

Technologia jest ważna, ale klient nadal potrzebuje człowieka

W codziennej współpracy z placówkami medycznymi wielokrotnie przekonaliśmy się, że o jakości relacji z dostawcą decyduje sposób reagowania na problemy.

System zakupowy może być bardzo dobrze zaprojektowany, a mimo to pojawi się sytuacja, w której produkt nie zostanie dostarczony na czas, asortyment okaże się niedostępny albo konieczne będzie znalezienie odpowiedniego zamiennika.

W takich momentach klient potrzebuje możliwości kontaktu z osobą, która zna jego placówkę, rozumie sposób jej działania i potrafi pomóc.

Dlatego jednym z elementów Medby jest indywidualny opiekun klienta.

Jego zadaniem jest wsparcie placówki podczas rozpoczęcia współpracy, pomoc w doborze asortymentu i pierwszych zakupach, a później również koordynacja bieżących spraw związanych z zaopatrzeniem.

W naszym modelu opiekun nie jest wyłącznie osobą przyjmującą zamówienia. Powinien znać potrzeby klienta, rozumieć jego sposób działania i pomagać w organizacji procesu zakupowego.

To szczególnie ważne w przypadku placówek, które dotychczas korzystały z wielu dostawców i stopniowo chcą uporządkować zaopatrzenie.

Nie oczekujemy, że każda przychodnia od pierwszego dnia przeniesie wszystkie zakupy do Medby. Często zaczynamy od wybranych kategorii, porównania cen i sprawdzenia, jak wygląda współpraca w praktyce.

Dopiero z czasem można ocenić, czy rozszerzanie zakresu zakupów jest korzystne dla placówki.

Czy Medby jest bezpłatne? Tak, można zacząć bez abonamentu

Rozwijając Medby, chcemy, aby możliwość korzystania z cen wynegocjowanych u producentów nie była zarezerwowana wyłącznie dla dużych organizacji albo placówek gotowych od początku inwestować w rozbudowane systemy zakupowe.

Dlatego wprowadziliśmy model, w którym podstawowy dostęp do platformy jest bezpłatny, a bardziej zaawansowane narzędzia do zarządzania zakupami dostępne są w planach abonamentowych.

Plan Podstawowy – 0 zł

To rozwiązanie dla placówek, które przede wszystkim chcą kupować produkty u różnych producentów w jednym miejscu, korzystać z wynegocjowanych cen i uprościć rozliczenia.

Plan obejmuje jedną lokalizację dostawy i umożliwia korzystanie z płatności online.

Dla niewielkiej przychodni, gabinetu lub placówki, w której zakupy prowadzi jedna osoba, taki zakres funkcjonalności może być w zupełności wystarczający.

Plan Optymalny – 99 zł netto miesięcznie

Wraz z rozwojem placówki pojawia się potrzeba bardziej zaawansowanego zarządzania zakupami. Kilka osób korzysta z produktów, poszczególne gabinety mają własne zapotrzebowanie, a menedżer chce kontrolować zamówienia i analizować wydatki.

Właśnie dla takich organizacji przygotowaliśmy plan Optymalny.

Oprócz możliwości korzystania z wynegocjowanych cen producentów placówka otrzymuje dostęp do dodatkowych rabatów, wielu kont użytkowników, obsługi do pięciu adresów dostawy, list zakupowych oraz mechanizmu akceptacji koszyków przez menedżera.

Plan obejmuje również statystyki, raportowanie, dostęp do asystenta AI Medbi i możliwość eksportowania faktur do księgowości.

W warunkach planu przewidziano także siedmiodniowy termin płatności odroczonej.

W tym przypadku abonament stanowi opłatę za narzędzia, które mogą pomóc ograniczyć czas pracy personelu, uporządkować współpracę zespołu i zapewnić lepszą kontrolę nad wydatkami.

Plan Enterprise – od 999 zł netto miesięcznie

Placówki wielooddziałowe, większe kliniki i sieci medyczne mają zwykle znacznie bardziej rozbudowane potrzeby zakupowe.

Mogą korzystać z własnych systemów informatycznych, prowadzić zakupy dla wielu lokalizacji, współpracować z indywidualnie wybranymi producentami i potrzebować szczegółowych raportów dla całej organizacji.

Plan Enterprise przeznaczyliśmy dla podmiotów, które chcą dostosować środowisko zakupowe do własnych procesów.

Obejmuje funkcjonalności niższych planów, możliwość obsługi większej liczby lokalizacji, integracje z systemami zewnętrznymi i możliwość włączenia własnych dostawców do organizowanego procesu zakupowego.

Przewiduje również czternastodniowy termin płatności odroczonej, na warunkach ustalonych dla współpracy.

Zakres wdrożenia jest uzgadniany indywidualnie, ponieważ potrzeby placówki prowadzącej kilka gabinetów są zupełnie inne niż organizacji zarządzającej kilkunastoma lub kilkudziesięcioma lokalizacjami.

Czy warto płacić za dodatkowe funkcjonalności?

Uważamy, że odpowiedź powinna zależeć przede wszystkim od sposobu funkcjonowania placówki.

Jeżeli niewielki gabinet zamawia produkty kilka razy w miesiącu, a za zakupy odpowiada jedna osoba, bezpłatny plan może w pełni odpowiadać jego potrzebom. Nie ma sensu płacić za rozbudowane raportowanie czy system akceptacji zamówień, jeżeli organizacja nie będzie z tych narzędzi korzystać.

Inaczej wygląda sytuacja w placówce zatrudniającej kilkadziesiąt osób, posiadającej kilka gabinetów lub lokalizacji, gdzie poszczególni pracownicy regularnie przygotowują zamówienia.

Tam koszt abonamentu warto zestawić z czasem poświęcanym na organizację zakupów, możliwością uniknięcia pomyłek i lepszą kontrolą nad wydatkami.

Podobnie należy oceniać dodatkowe rabaty. Ich rzeczywista wartość zależy od asortymentu i wielkości zamówień, dlatego sama obecność rabatu nie powinna być wystarczającym argumentem do wyboru płatnego planu.

W Medby zachęcamy placówki do rozpoczęcia od analizy dotychczasowych zakupów. Porównujemy produkty i ceny, aby sprawdzić, czy nasza oferta jest konkurencyjna oraz jakie korzyści może przynieść zmiana sposobu zaopatrzenia.

>>> Chcesz przeprowadzić niezobowiązujący audyt Twoich zakupów? Wystarczy, że wyślesz nam kilka faktur, a my w 24h sporządzimy dla Ciebie raport Twoich wydatków wraz z oszczędnościami dzięki cenom Medby

Dopiero posiadając takie dane, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniego modelu współpracy.

Dlaczego chcemy być jednym miejscem zakupowym dla całej placówki?

Od początku rozwijania Medby wychodziliśmy z założenia, że przyszłość zakupów B2B będzie coraz mocniej związana z automatyzacją, dostępnością danych i możliwością zarządzania wieloma dostawcami w jednym środowisku.

Dzisiaj widzimy, że sama oferta produktowa nie wystarcza, aby w pełni wykorzystać ten potencjał.

Placówka potrzebuje również narzędzi, które pozwolą jej zachować historię zakupową, kontrolować wydatki, delegować obowiązki, analizować koszty i sprawniej reagować na zmieniające się zapotrzebowanie.

Chcemy, aby Medby stopniowo przejmowało część pracy administracyjnej związanej z zaopatrzeniem, którą dziś wykonują właściciele, menedżerowie, pielęgniarki i pracownicy rejestracji.

Nie oznacza to, że każda placówka powinna bezwarunkowo zrezygnować ze wszystkich dotychczasowych dostawców. W ochronie zdrowia bezpieczeństwo zaopatrzenia wymaga również dostępu do alternatywnych źródeł produktów i możliwości szybkiego reagowania na sytuacje nieprzewidziane.

Zależy nam natomiast na tym, aby nawet korzystając z wielu producentów, placówka mogła organizować swoje zakupy w jednym miejscu.

W takim modelu zmiana osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie nie oznacza utraty historii współpracy i wypracowanych warunków. Menedżer nie musi samodzielnie przygotowywać każdego zamówienia, żeby wiedzieć, na co wydawane są pieniądze. A pracownik, który potrzebuje określonego produktu, nie musi za każdym razem rozpoczynać całego procesu od początku.

Właśnie tak rozumiemy rolę nowoczesnej platformy zakupowej dla ochrony zdrowia.

Nie każda placówka potrzebuje własnego działu zakupów, ale każda powinna mieć możliwość korzystania z narzędzi, które pomagają taką pracę profesjonalnie organizować.

Dlatego Medby chcemy rozwijać jako jedno miejsce, w którym spotykają się produkty, producenci, pracownicy placówki i informacje niezbędne do podejmowania dobrych decyzji zakupowych.

Zaczynając od bezpłatnego dostępu do wynegocjowanych cen i możliwości zamawiania produktów, a następnie udostępniając narzędzia pozwalające zarządzać coraz bardziej rozbudowanym procesem zaopatrzenia.

Dobrze zorganizowane zakupy powinny dawać placówce medycznej coś więcej niż niższą cenę produktu. Powinny zapewniać większą kontrolę nad wydatkami, przewidywalność i czas, który można przeznaczyć na inne obowiązki związane z prowadzeniem działalności leczniczej.

Sprawdź, jak Medby może pomóc Twojej placówce

Jeżeli chcesz porównać swoje obecne ceny zakupowe z ofertą Medby, zapraszamy do skorzystania z bezpłatnego audytu zakupów. Na podstawie przesłanych faktur sprawdzimy ceny produktów i przedstawimy możliwe obszary oszczędności.

Możesz również rozpocząć korzystanie z bezpłatnego Planu Podstawowego lub wybrać bardziej rozbudowane funkcjonalności dopasowane do potrzeb Twojego zespołu.

Poznaj platformę i aktualne plany na www.medby.pl.