Jak zaplanować wydatki w FEnIKS POZ? Uniknij najczęstszych - i kosztownych - błędów

Planowanie wydatków wymaga precyzji: każda kwota musi być zgodna z katalogiem dopuszczalnych kosztów kwalifikowalnych, przypisana do konkretnego miesiąca realizacji, uzasadniona realnymi potrzebami POZ oraz poparta rzetelnym rozeznaniem rynkowym.

Czym jest HRP i dlaczego decyduje o sukcesie projektu?

Harmonogram Realizacji Przedsięwzięcia (HRP) to kompleksowy plan realizacji całego projektu w czasie. Obejmuje wszystkie zaplanowane działania – od zakupów sprzętu medycznego i systemów IT, przez remonty aż po rozliczenie poszczególnych transz i całego przedsięwzięcia. Określa nie tylko, co i kiedy należy zrealizować, ale również terminy, których trzeba dotrzymać, aby nie narazić się na utratę części lub całości przyznanego finansowania. HRP to zatem nie tylko plan wydatków, ale mapa drogowa realizacji i rozliczenia całego projektu.

Warto pamiętać, że po zatwierdzeniu grantu HRP staje się integralną częścią dokumentacji umownej. Oznacza to, że każda rozbieżność między tym, co zadeklarowano, a realnymi działaniami rodzi ryzyko zakwestionowania wydatków. Instytucje zarządzające badają HRP pod kątem:

• Spójności z zakresem i potrzebami POZ – np. czy liczba urządzeń odpowiada skali i profilowi działalności placówki a także liczbie pacjentów? W skrócie czy zakup danego urządzenia jest zasadny
• Realności rynkowej wycen – czy zaplanowane kwoty odzwierciedlają faktyczne koszty sprzętu i wdrożenia?
• Kwalifikowalności kosztów – czy wybrane pozycje mieszczą się w wytycznych programu FEnIKS?

Jak poprawnie zaplanować wydatki FeNIKS krok po kroku?

Planowanie wydatków w HRP opiera się na dwóch kluczowych filarach: identyfikacji potrzeb oraz rzetelnym, dwuetapowym rozeznaniu rynku.

1. Faza wstępna: Analiza potrzeb i wycena do HRP

Zanim wpiszesz jakąkolwiek kwotę do harmonogramu, musisz dysponować twardą podkładką cenową.

• Rozeznanie rynku przed złożeniem wniosku: Przed przygotowaniem budżetu należy zebrać minimum dwie niezależne i aktualne oferty handlowe, potwierdzenia cenowe od dostawców lub oficjalne cenniki dostępne online. Najlepiej jednak pozyskać trzy oferty cenowe, na podstawie których można wyliczyć średnią cenę planowanego zakupu i bardziej precyzyjnie oszacować budżet. Pozwoli to uniknąć zarówno niedoszacowania kosztów (gdy rzeczywista cena zakupu okaże się wyższa i placówka będzie musiała pokryć różnicę z własnych środków), jak i przeszacowania wniosku. Pamiętaj również o dokumentowaniu rozeznania rynku – w przypadku ofert internetowych warto zapisać zrzuty ekranu (screeny) zawierające cenę, nazwę produktu, dostawcę oraz datę pozyskania informacji. Dzięki temu placówka będzie dysponować potwierdzeniem, na jakiej podstawie oszacowano planowane wydatki.
• Kalkulacja w oparciu o TCO (Total Cost of Ownership): Pamiętaj, że cena w HRP to nie tylko koszt urządzenia na fakturze. Budżet musi uwzględniać pełny koszt gotowego do pracy sprzętu w placówce: transport, specjalistyczne wniesienie, montaż, instalację, obowiązkowe szkolenia personelu oraz warunki gwarancji.

2. Faza realizacyjna: Drugi research przed zakupem

Rynek rządzi się swoimi prawami: od przyznania grantu do zakupu, ceny mogą się zmienić, a dany model sprzętu – zniknąć z oferty. Aby tego uniknąć należy skupić się na specyfikacji sprzętu a nie konkretnym modelu. W momencie podpisania umowy i przed ostateczną realizacją zakupów zgodnie z HRP wykonujemy 2 przegląd rynku i zbiór ofert. To gwarantuje, że kupujesz na najlepszych warunkach i zgodnie z procedurami.

5 najczęstszych błędów w planowaniu HRP i zakupów

Nieprawidłowe zaplanowanie harmonogramu lub oparcie go na błędnych założeniach prowadzi do problemów na etapie rozliczeń. Oto błędy, z którymi przychodziły do nas placówki medyczne:

1. Kupowanie „bo zostały środki”: Rozszerzenie zakupów o dodatkowy sprzęt, który nie został uwzględniony w HRP, wyłącznie dlatego, że po zakupie zaplanowanego wyposażenia pozostały niewykorzystane środki (np. w wyniku uzyskania niższych cen niż pierwotnie założono w budżecie). Pamiętaj, że samo posiadanie oszczędności w budżecie nie oznacza automatycznej możliwości dobrowolnych zmian. Każdy wydatek musi być uzasadniony potrzebami placówki, zgodny z celem projektu i zasadami kwalifikowalności. Ewentualne zmiany w zakresie zakupów należy wcześniej zweryfikować i przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi zasadami wprowadzania zmian w HRP.
2. Ignorowanie kosztów instalacji i wdrożenia: Wpisywanie do budżetu samej ceny urządzenia bez kosztów transportu, uruchomienia i szkoleń, co generuje niekwalifikowane koszty ukryte.
3. Opisywanie specyfikacji pod jedną markę: Tworzenie HRP i zapytań ofertowych pod konkretnego producenta, co narusza zasady uczciwej konkurencji.
4. Brak dokumentacji cenowej: Brak zachowania śladu rewizyjnego (zapytań, ofert, wydruków) z etapu wstępnego szacowania kosztów do HRP.
5. Niewłaściwe rozłożenie w czasie: Planowanie zakupu skomplikowanego sprzętu w ostatnim miesiącu trwania projektu, co przy np. opóźnieniach dostaw grozi utratą płynności rozliczenia.

FEnIKS: Jak eksperci Medby mogą pomóc placówce medycznej?

Przygotowanie HRP, zbieranie ofert, weryfikacja parametrów technicznych i koordynacja dostaw potrafią sparaliżować pracę administracyjną każdej placówki POZ - ogrom ofert, niuansów, warunków do spełnienia może przytłaczać, powodować opóźnienia, a nawet błędy.

Nawet najtrudniejsze zadanie staje się proste, gdy masz obok właściwego partnera. Od lat pomagamy placówkom medycznym w procesie zakupowym.
Medby łączy ekspertyzę w zarządzaniu i zaopatrzeniu z nowoczesną platformą zakupową. Zapewniamy naszym klientom natychmiastowy dostęp do kilkunastu tysięcy produktów, sprawdzonych dostawców i kompletnej dokumentacji – bez konieczności poświęcania długich godzin na ich samodzielne gromadzenie.

Co oferuje Medby:

• Pomożemy Ci przeprowadzić rzetelne rozeznanie rynku i zbudować bezpieczną podkładkę cenową do budżetu.
• Przeanalizujemy oferty pod kątem pełnych kosztów wdrożenia (TCO) oraz zgodności z wytycznymi FEnIKS.
• Przeprowadźmy Twój zespół przez procedurę wyboru dostawców i dokumentowania zakupów, gwarantując święty spokój podczas kontroli i rozliczeń.

Zrealizuj FEnIKS bez bólu głowy – zadbaj o mądre zakupy razem z Medby.

>>> Potrzebujesz pomocy? Śmiało, napisz do nas!